德国雇主须知：如何为员工提供差旅补贴？

德国《联邦旅行费用法》（BRKG）规定了因公出差人士获得费用报销和旅行津贴的权利，主要分为报销和津贴两部分。作为雇主，了解相关法规、补贴标准以及支付流程至关重要。本文将介绍德国的差旅报销及津贴规定，帮助出海企业在德国实现高效、合规的人力资源管理。

如果您关注在德国的投资招聘事项，也可以阅读参考我们的往期文章：《德国雇佣指南》和《德国离职员工年假结算》。

报销

差旅费用报销/住宿费用报销

雇员可以报销必要的差旅费，报销期限为出差结束后的6个月内。雇主可要求雇员在提交申请后6个月内提交相关收据。如果未在3个月内应要求提交这些收据，报销申请可能会因此被拒绝。

雇员在出差期间从第三方获得的薪酬福利应从雇主提供的差旅津贴中扣除。如果出差是为了在雇主的安排下从事第二职业，出差雇员只能享受不由其他机构支付的差旅津贴。

若商务旅客在此期间生病住院，应按住院的每个完整日历日报销在出差地住宿的必要费用。商务旅客在有医疗证明的情况下探望亲属的旅费也应予报销

交通费用报销

商务旅客通常可以自由选择交通工具。由于仅报销商务目的所需的旅行费用，因此必须考虑并利用所有可能的票价折扣。

常规交通工具

使用常规交通工具进行陆路或水路旅行所产生的经证实的旅行费用将得到报销，最高可达最低运输等级的金额。对于至少2个小时的火车旅程，可以报销下一个更高级别（一等舱）的旅行费用。

如果商务旅客的残疾程度至少为50级，或者如果商业原因在个别情况或一般情况下需要这样做，则通常也可以报销较高运输级别的常规交通工具的费用。

必须考虑可能的票价折扣。如果可以使用免费交通选项，则不会报销差旅费。

飞机

若商务旅客在商务旅行中使用飞机，并且出于商务或经济原因需要搭乘航班，则将报销最低舱位（通常是经济舱）的费用。

租赁车辆

租赁车辆的费用只有在有正当使用理由且专门用于执行公务的情况下才能报销，尤其是没有公司车辆且无法通过常规交通工具（公共汽车、火车等）确保完成公务的情况。原则上，费用报销范围仅限于中下水平。根据社会共识，商务旅客应优先选择电动或混合动力汽车。气候保护和可持续性原则优先于任何可能的额外成本。

交通津贴的补偿规定适用于商务旅客已使用的出租或租赁车辆。

出租车

只有在有正当理由使用出租车的情况下，出租车费用才会得到报销：

• 在个别情况下有紧急的商业原因
• 令人信服的个人原因，例如健康状况
• 常规交通工具不运行或不准时运行，
• 晚上10点至早上6点之间的行程

*请注意：不了解地点和恶劣的天气条件不是正当理由。

交通津贴的补偿规定适用于商务旅客已使用的出租或租赁车辆。

津贴：

每日津贴

商务旅客可领取每日津贴作为额外餐费的补偿。根据《所得税法》（EStG）的规定，每日津贴的金额应以在德国实际发生的、与工作相关的额外费用的每日膳食津贴为基础。以下是每日津贴的费率标准：

• 商务旅行中的完整日历日（24小时）：28欧元
• 商务旅行中的抵达和离开日：14欧元
• 一日商务旅行（离开住所和主要工作地点超8小时且没有过夜）：14欧元

超过两个日历日的无过夜停留商务旅行一般不享受每日津贴，但可获得14欧元的一次性津贴。若工作地点或住所与执行公务地点之间的距离很短，则不发放津贴。

如果商务旅客因公免费用餐，则应从整个日历日的每日津贴中扣除20%的早餐津贴和40%的午餐和晚餐津贴。如果可报销的差旅费、住宿费或辅助费用中包括膳食费，也应扣除膳食费。

法律同时规定了因公在外长期逗留的津贴发放情况。若因公在同一外部营业地停留超过14天，则从第15天起，每日津贴应减少50%；在特殊情况下，最高官方机构或经其授权的机构可免除每日津贴的减少。必要的住宿费应予报销，但无法获得一次性住宿津贴。此外，商务旅客每在工作地点逗留14天，则可领取不超过交通费用报销和交通工具津贴规定数额的旅费或机票费。如果因回家而离开工作地点，则在家逗留的时间不享受每日津贴。

距离津贴

BRKG规定，若使用常规交通工具以外的交通工具（通常是指出租或租赁车辆）旅行则应给予路程补贴。

里程补贴为每公里20欧分，若涉及重大商业利益可提高至每公里30欧分，但必须在出差开始前以书面或电子形式在命令或授权书中确定。里程补贴的最高限额为130欧元，若为官方需要或出于个别情况，联邦最高当局可将最高限额定为150欧元。

如果商务旅客经常使用自行车执行公务，则根据联邦内政、建筑和社区部应颁布的一般行政条例给予里程补贴。

在下列情况下，商务旅客不享受里程补贴：

• 能够使用雇主免费提供的交通工具
• 使用其他商务旅客的机动车

过夜住宿津贴

商务旅客应一次性领取20欧元的必要过夜住宿费。如有必要可报销更高的住宿费用，最高70欧元。

以下情况中不得发放过夜住宿津贴

• 使用交通工具期间
• 在此住宿期间往返居住地
• 办事处免费提供住宿
• 住宿费已包含在可报销的差旅费或其他费用中，除非因提前到达或延迟离开工作地点而额外需要过夜

津贴免税规定

原则上，根据税法定义，商务旅行的费用可以作为营业费用而税前扣除。这些费用津贴可以由雇主申报，此时雇员不能再在报税时申报这些费用。

需要注意的是，根据EStG的相关规定，任何超过每日津贴、过夜住宿津贴或差旅费用报销的付款都将被视为应纳税收入。德国雇主在提供差旅补贴时，应定期更新企业差旅津贴政策，以确保其遵守相关最新法规。此外，还需关注差旅津贴标准的变化，确保支付的津贴金额不超过免税限额。雇主应保留详细的报销单据和差旅证明文件，以备税务审查。同时，超出免税限额的部分需作为工资处理并缴纳相应税费。

为确保合规，雇主可向德国联邦财政部（BMF）咨询，定期进行内部审查，并为员工提供相关培训。通过适当的差旅津贴和里程补偿安排，雇主可以确保员工在商务旅行中获得充分的支持。

德国雇主在提供差旅补贴时，应定期更新企业差旅津贴政策，以确保其遵守相关最新法规。此外，还需关注差旅津贴标准的变化，确保支付的津贴金额不超过免税限额。雇主应保留详细的报销单据和差旅证明文件，以备税务审查。同时，超出免税限额的部分需作为工资处理并缴纳相应税费。

为确保合规，雇主可向德国联邦财政部（BMF）咨询，定期进行内部审查，并为员工提供相关培训。通过适当的差旅津贴和里程补偿安排，雇主可以确保员工在商务旅行中获得充分的支持。

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